KVKK

5. KVKK AYDINLATMA METNİ

Veri sorumlusu ve kapsam

Callivo Yapay Zeka Yazılım ve Bilişim Hizmetleri Limited Şirketi, aşağıda açıklanan kendi veri işleme faaliyetleri bakımından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca veri sorumlusudur.

Ticaret unvanı: Callivo Yapay Zeka Yazılım ve Bilişim Hizmetleri Limited Şirketi
Adres: Söğütözü Mah. Söğütözü Cad. Koç Kuleleri No: 2C İç Kapı No: 17, Çankaya / Ankara, Türkiye
Telefon: +90 542 190 43 90
E-posta: support@callivo.ai
Vergi dairesi / Vergi numarası: Yenimahalle Vergi Dairesi / 1950991112
Ticaret sicili: Ankara Ticaret Sicili Müdürlüğü / 549383
MERSİS numarası: 0195099111200001

Bu metin; internet sitesi ziyaretçileri, platform kullanıcıları, müşteri işletmelerin yetkilileri, destek ve iletişim taleplerinde bulunan kişiler ile Callivo’nun kendi demosuna katılan kişiler hakkındadır.

Müşteri işletme, kendi müşterileri veya çalışanları hakkında yürüttüğü işlemlerin amaçlarını belirliyorsa bu işlemlerde veri sorumlusudur. Callivo, yalnızca o işletmenin talimatları doğrultusunda yürüttüğü işlemlerde veri işleyen olarak hareket eder. Roller, fiilen yürütülen işleme göre belirlenir.

Verilerin elde edilmesi

Kişisel veriler; internet sitesi ve panel formları, hesap kayıtları, e-posta ve destek yazışmaları, demo ve randevu talepleri, ödeme bildirimleri, yüklenen dosyalar, yetkilendirilen entegrasyonlar, çerezler ve teknik işlem kayıtları üzerinden tamamen veya kısmen otomatik yollarla elde edilir. Gerektiğinde sözleşme ve yazılı başvurular üzerinden otomatik olmayan yollarla da veri alınır.

İşlenen veriler, amaçlar ve hukuki sebepler

Hesap ve hizmet işlemleri: Ad, soyad, iletişim, hesap, kuruluş, yetki, sipariş ve kullanım bilgileri; hesabın yönetilmesi ve hizmetin sunulması için işlenir. Sözleşmenin tarafı olan gerçek kişinin gerekli verileri KVKK m.5/2-c; kurumsal müşteri temsilcilerinin gerekli ve ölçülü verileri ise temel haklara zarar vermemek kaydıyla m.5/2-f kapsamında işlenir.

İletişim, destek ve randevu: İletişim bilgileri, talep içeriği, yazışmalar ve randevu bilgileri; taleplerin yanıtlanması ve hizmet süreçlerinin yürütülmesi için işlenir. Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili işlemlerde m.5/2-c; diğer uygun taleplerin yönetilmesinde m.5/2-f uygulanır.

Ödeme ve faturalama: Fatura bilgileri, vergi bilgileri, ödeme tutarı, işlem referansı ve ödeme durumu; tahsilat, mutabakat ve mali yükümlülükler için işlenir. Gerçek kişiyle sözleşmenin ifası için gerekli işlemlerde m.5/2-c, yasal yükümlülüklerde m.5/2-ç ve uyuşmazlıkla ilgili gerekli kayıtlarda m.5/2-e uygulanır.

Güvenlik: IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgileri, erişim zamanları, oturum ve işlem kayıtları; hizmet güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimin önlenmesi ve arızaların incelenmesi için, temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla m.5/2-f kapsamında işlenir.

Mimar ve entegrasyonlar: Kullanılan işleve göre talimatlar, yüklenen dosyalar, bilgi kaynakları, üretilen çıktılar, ajan ayarları, bağlantı yetkileri ve iş akışı kayıtları işlenebilir. Callivo’nun kendi hizmet ilişkisi için gerekli işlemlerde yukarıda açıklanan sözleşme veya meşru menfaat dayanakları uygulanır. Müşteri işletmenin CRM, web sitesi veya diğer sistemlerindeki üçüncü kişi verileri, işletmenin belirlediği hukuka uygun amaç ve talimatlar çerçevesinde işlenir. Müşterinin Callivo ile sözleşme yapması, bütün üçüncü kişi verileri için kendiliğinden hukuki dayanak oluşturmaz.

Demo ve kayıt: Demo sırasında işlenen veriler, amaçları, hukuki sebepleri ve kayıt tercihleri Demo Çağrısı Aydınlatma Metni’nde ayrıca açıklanır. İsteğe bağlı ses kaydı ve aynı amaçla görüşme içeriğinin saklanması KVKK m.5/1 kapsamında ayrı açık rızaya dayanır.

İsteğe bağlı pazarlama ve ölçüm: Açık rıza gerektiren reklam, analiz ve dönüşüm ölçümü işlemleri m.5/1 kapsamında yürütülür. Çerez tercihi, ticari elektronik ileti onayıyla aynı işlem değildir.

Hukuki talepler: Başvuru, kimlik doğrulama ve yanıt kayıtları; yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi için m.5/2-ç, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için m.5/2-e kapsamında işlenir.

Verilerin aktarılması

Hizmetin gerektirdiği veriler; teknik işletim için barındırma, veri tabanı ve kimlik doğrulama sağlayıcılarına; seçilen işlevin yürütülmesi için telefon, mesajlaşma, yapay zekâ, web arama, e-posta ve entegrasyon sağlayıcılarına; tahsilat ve iade için bankalar ve ödeme kuruluşlarına; ilgili yükümlülükler için muhasebe ve hukuk hizmeti veren yetkili kişilere aktarılabilir. Kanunen yetkili mercilere yapılan aktarımlar ilgili yasal gereklilikle sınırlıdır.

Her aktarım, ilgili amaç için gerekli veriyle sınırlandırılır. Yurt içi aktarımlarda KVKK m.8 ve ilgili işleme şartları uygulanır.

Platform kullanıcıları ile müşteri işletmeler adına işlenen veriler:

Müşteri işletmelerin müşterilerine ait telefon görüşmesi sesleri, transkriptler, görüşme özetleri ve WhatsApp içerikleri Callivo platformunda saklanabilir ve müşteri işletmenin yetkili kullanıcılarının erişimine sunulabilir. Görüşmenin amacını, hukuki sebebini, kayıt özelliğini ve saklama süresini belirleyen müşteri işletme bu işlemler bakımından veri sorumlusudur. Callivo, söz konusu içerikleri müşteri işletmenin hukuka uygun ve belgelenmiş talimatları doğrultusunda veri işleyen sıfatıyla işler ve barındırır. Callivo’nun platform güvenliği, faturalandırma, yetkisiz erişimin önlenmesi, teknik hata incelemesi ve destek hizmetleri için kendi amaçlarıyla tuttuğu sınırlı teknik kayıtlar bakımından ise Callivo veri sorumlusudur. Ayrıntılar “Müşteri işletmelerin telefon ve WhatsApp görüşmelerine ilişkin bilgilendirme” bölümünde açıklanmıştır.

Fiilen kullanılan alıcılar, aktarılan veri kategorileri, aktarım amaçları ve işleme veya erişimin gerçekleştiği ülkeler:

Türkiye İçindeki Alıcılar:

Yurt dışına aktarımlarda alıcı bazında uygulanan KVKK m.9 aktarım mekanizması:

Genel hizmet kabulü veya Avrupa Birliği mevzuatına göre düzenlenmiş bir sözleşmenin bulunması, tek başına Türk hukuku bakımından gerekli yurt dışı aktarım şartlarının sağlandığı anlamına gelmez.

Haklarınız ve başvuru

KVKK m.11 uyarınca kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenebilir; işlenmişse bilgi talep edebilir; işleme amacını ve amaca uygun kullanımı öğrenebilir; yurt içi veya yurt dışındaki alıcıları öğrenebilirsiniz.

Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini, kanuni şartlar oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini ve ilgili işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilirsiniz. Yalnızca otomatik analiz sonucunda aleyhinize ortaya çıkan duruma itiraz edebilir ve hukuka aykırı işleme nedeniyle doğan zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.

Başvurunuzu yukarıdaki adresimize yazılı olarak veya daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden support@callivo.ai adresine iletebilirsiniz. Güvenli elektronik imza, mobil imza ve mevzuatta kabul edilen diğer başvuru yöntemleri saklıdır.

Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Kimlik doğrulaması için gerekli ve ölçülü ek bilgi istenebilir. Kanuni şartlar ve süreler içinde Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyet hakkınız saklıdır.

Bu metin bilgilendirme amacı taşır; okunması veya görüntülenmesi açık rıza verilmesi anlamına gelmez.

Ticari elektronik ileti ve pazarlama bilgilendirmesi

Callivo’nun kendi ürün tanıtımları, kampanyaları ve teklifleri, seçilen iletişim kanallarına ve uygulanabilir mevzuata göre gönderilir. Gerekli ticari ileti onayı hizmet sözleşmesinden ayrı alınır. İsteğe bağlı pazarlama onayı vermemek temel hizmeti satın almayı engellemez. Sipariş, fatura, güvenlik ve talep edilen destek için gerekli hizmet bildirimleri pazarlama onayından ayrı değerlendirilir.

Bu kapsamda iletişim bilgileri, kanal tercihleri, onay ve ret zamanları ile gönderim kayıtları işlenir. İsteğe bağlı pazarlama verilerinin işlenmesinde KVKK m.5/1; kanuni onay ve ret kayıtlarında m.5/2-ç; gerekli ispat kayıtlarında m.5/2-e uygulanır. Kullanılan gönderim sağlayıcısı, alıcılar ve varsa yurt dışı aktarım koşulları yukarıdaki alıcı listesinde açıklanır. Fiilen kullanılan kanallar ve gönderim sağlayıcısı Kanallar: E-posta / SMS / Telefon araması / WhatsApp - yalnızca kullanıcının ayrıca seçtiği ve fiilen sunulan kanallar.

Uygulanabilir İYS yükümlülükleri yerine getirilir. Ücretsiz ret yolunu kullanarak, support@callivo.ai adresine yazarak veya ilgili İYS kaydı üzerinden tercihinizi değiştirerek pazarlama iletilerinden vazgeçebilirsiniz. Ret talebinden sonra ticari elektronik ileti gönderimi en geç üç iş günü içinde durdurulur. Gerekli hizmet bildirimleri bundan etkilenmez.

Mevzuat kapsamındaki onay kayıtları, onayın geçerliliği sona erdikten sonra üç yıl; ticari elektronik iletilere ilişkin diğer kayıtlar, kayıt tarihinden itibaren üç yıl saklanır. Ayrı pazarlama listelerinin amaçla sınırlı saklama süresi iki yıldır.

Müşteri işletmelerin Callivo üzerinden kendi alıcılarına yaptığı tanıtım faaliyetlerinde ilgili işletmenin bilgilendirme, izin ve ret yükümlülükleri devam eder. Callivo müşterisi olmak, bütün alıcılara pazarlama yapılabileceği anlamına gelmez.

Ayrı ve isteğe bağlı ticari ileti onayı

Callivo Yapay Zeka Yazılım ve Bilişim Hizmetleri Limited Şirketi’nin ürün, kampanya ve teklifleri hakkında aşağıda ayrı ayrı seçtiğim kanallardan ticari elektronik ileti almak istiyorum. İletileri ücretsiz olarak reddedebileceğimi biliyorum.

Kanallar: E-posta / SMS / Telefon araması / WhatsApp — yalnızca kullanıcının ayrıca seçtiği ve fiilen sunulan kanallar.

Pazarlama verilerinin işlenmesi için ayrı açık rıza

Pazarlama bilgilendirmesinde açıklanan kapsamda, seçtiğim iletişim kanallarına ait iletişim bilgilerimin Callivo kampanya ve tekliflerinin tarafıma iletilmesi amacıyla işlenmesine açık rıza veriyorum. Bu rızayı ileriye etkili olarak geri alabileceğimi biliyorum.

6. DEMO, SES VE MESAJ VERİLERİ AYDINLATMA METİNLERİ

A. Callivo demo çağrısı ve görüşme kaydı

Callivo Yapay Zeka Yazılım ve Bilişim Hizmetleri Limited Şirketi, talebiniz üzerine yapay zekâ telefon asistanını deneyebilmeniz için belirttiğiniz numaraya demo araması gerçekleştirir.

Veri sorumlusunun adresi Söğütözü Mah. Söğütözü Cad. Koç Kuleleri No: 2C İç Kapı No: 17, Çankaya / Ankara, Türkiye; iletişim e-postası support@callivo.ai ve telefonu +90 542 190 43 90’dır.

Telefon numaranız, çağrı zamanı, görüşme süresi ve çağrı durum bilgileri ile konuşmanızın gerçek zamanlı işlenmesine ilişkin veriler; demo hizmetinin sunulması amacıyla, KVKK’nın 5/2-c maddesi uyarınca sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili ve gerekli olması hukuki sebebine dayanılarak işlenir. Veriler demo formu, telefon görüşmesi ve teknik çağrı kayıtları yoluyla elde edilir.

Açık rıza verilmesi hâlinde demo görüşmesine ait ses kaydı, transkript, görüşme özeti ve ilgili çağrı işlem bilgileri demo tarihinden itibaren 1 yıl süreyle saklanır. Açık rızanın geri alınması hâlinde, başka bir hukuki saklama sebebi bulunmuyorsa bu veriler silinir veya yok edilir.

Demo kapsamında kullanılan hizmet sağlayıcıları, aktarılan veriler, ülkeler ve varsa KVKK m.9 aktarım mekanizmaları:

Demoya özgü alıcı ve aktarım bilgileri

Yurt dışı aktarımlar, yalnızca demo hizmetinin sunulması için gerekli olan verilerle sınırlı şekilde gerçekleştirilir. Sağlayıcıların Avrupa Birliği standart sözleşme maddeleri ve veri işleme sözleşmeleri ek sözleşmesel güvence niteliğindedir. Türk hukuku bakımından düzenli yurt dışı aktarımlar, KVKK’nın 9. maddesinde öngörülen aktarım şartı ve uygun güvence mekanizmasının sağlanması üzerine gerçekleştirilir. Standart sözleşme mekanizmasının kullanılması hâlinde sözleşme, tarafların imzalarının tamamlanmasından itibaren yasal süre içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumuna bildirilir.

Bu açıklama yalnızca Callivo’nun ürün ve hizmetlerini potansiyel müşterilere tanıtmak amacıyla gerçekleştirilen test/demo görüşmeleri için geçerlidir.

Demo görüşmesinin ses kaydı, transkripti ve görüşme içeriği; yapay zekâ asistanının gerçekleştirdiği örnek görüşmenin demo talebinde bulunan potansiyel müşteri tarafından sonradan dinlenebilmesi ve değerlendirilebilmesi amacıyla, kayıt başlamadan önce gerekli aydınlatmanın yapılması ve ayrı açık rızanın alınması şartıyla kaydedilir. Bu veriler demo tarihinden itibaren 1 yıl süreyle saklanır ve sürenin sonunda silinir veya yok edilir.

Demo istemeniz, telefon numaranızı girmeniz, sessiz kalmanız veya görüşmeye devam etmeniz tek başına görüşmenin kaydedilmesine rıza verdiğiniz anlamına gelmez.

Açık rızaya dayalı yeni ses kaydı ve aynı amaçlı kalıcı içerik saklama başlatılmaz veya durdurulur. Kayıtsız devam teknik olarak mümkün değilse kayıtlı görüşme sürdürülmez.

Açık rıza verilmemesi hâlinde ses kaydı oluşturulmaz; görüşme transkripti ve görüşme özeti kalıcı olarak saklanmaz. Görüşme, teknik olarak mümkünse yalnızca yapay zekâ asistanının gerçek zamanlı yanıt üretebilmesi amacıyla anlık olarak işlenir. Çağrı işlem bilgileri, başka bir geçerli hukuki sebep bulunması hâlinde, ilgili kişiye açıklanan süre boyunca saklanabilir.

Rızanın geri alınması, önceki işlemlerin hukuki değerlendirmesini değiştirmez. Önceden alınmış verilerin silinmesi talepleri, varsa başka geçerli saklama nedenleri dikkate alınarak değerlendirilir.

Demo talebiniz gelecekte reklam amaçlı aranmanız için genel izin oluşturmaz. KVKK kapsamındaki haklarınız ve başvuru yöntemleri KVKK Aydınlatma Metni’nde açıklanmıştır.

Demo formunun yanında kullanılacak kısa metin

Belirttiğim telefon numarasında Callivo yapay zekâ demosunun beni aramasını istiyorum. Kişisel verilerimin işlenmesine ilişkin bilgileri Demo Çağrısı Aydınlatma Metni’nde bulabilirim. Bu talep, görüşmenin kaydedilmesine veya reklam aramalarına onay değildir.

Demo görüşmesi kaydı

Demo görüşmesinin ses kaydı, transkripti ve özeti, demoyu sonradan dinleyebilmeniz ve değerlendirebilmeniz amacıyla yalnızca ayrı açık rızanızla saklanır. Saklama süresi görüşme tarihinden itibaren en fazla 1 yıldır. Demo talep etmeniz veya sessiz kalmanız kayıt onayı sayılmaz. Rızanızı support@callivo.ai üzerinden geri alabilirsiniz.

Kayıt onayı vermediğinizde bu amaçla kalıcı ses kaydı, transkript veya özet tutulmaz. Görüşmenin yürütülmesi için gerekli anlık ses işleme, KVKK Aydınlatma Metni’nde açıklanan koşullara tabidir.

Merhaba, ben Callivo’nun yapay zekâ asistanı Ada. Veri sorumlusu Callivo Yapay Zeka Yazılım ve Bilişim Hizmetleri Limited Şirketi’dir. Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin ayrıntılı bilgiye callivo.ai/kvkk adresinden ulaşabilirsiniz.

B. Müşteri işletmelerin telefon ve WhatsApp görüşmelerine ilişkin bilgilendirme

Callivo kullanan bir işletmeyle telefon veya WhatsApp üzerinden iletişim kurduğunuzda, görüşmenin amaçlarını ve kullanımını belirleyen işletme bu işlemler bakımından veri sorumlusudur. Callivo, işletmenin talimatıyla yürüttüğü işlemlerde veri işleyen olarak hizmet verir. İlgili işletmenin kimliği ve size özel bilgilendirmesi görüşme veya mesajlaşma kanalında sunulur.

Telefon hizmetinde arayan ve aranan numara, görüşme zamanı, süre ve bağlantı bilgileri; sesin anlık işlenmesi, gerekli metne dönüştürme, yanıt üretimi ve seslendirme işlemleri söz konusu olabilir. Kayıt işlevi kullanıldığında, geçerli hukuki şartlar sağlandıktan sonra ses kaydı ve görüşme içeriği saklanır. Anlık ses işleme, kalıcı ses kaydı ve transkript saklama birbirinden ayrı işlemlerdir.

WhatsApp hizmetinde gönderilen ve alınan mesajlar, telefon numarası, hizmetin aktardığı hesap/profil tanımlayıcıları ve paylaşılan ses, görsel, belge veya diğer medya; talebin yanıtlanması, randevu veya müşteri kaydının oluşturulması ve yetkilendirilen iş akışının yürütülmesi için işlenebilir. Gerekli içerikler, kullanılan yapay zekâ ve mesajlaşma hizmetlerine aktarılabilir. Kullanılmayan veri kategorileri bu kapsamda toplanmaz.

İşletmeye ve kullanılan işleve özgü bilgiler

Veri sorumlusu ve Callivo’nun rolü

Callivo platformu üzerinden gerçekleştirilen telefon ve WhatsApp görüşmelerinde veri sorumlusu, görüşmenin amacını, hukuki sebebini, kullanılacak özellikleri ve saklama süresini belirleyen ilgili müşteri işletmedir.

Veri sorumlusu müşteri işletmenin ticaret unvanı, adresi, iletişim bilgileri ve KVKK başvuru kanalı; görüşmenin başlangıcında, WhatsApp mesajlaşma kanalında veya müşteri işletmenin aydınlatma metninde ilgili kişiye bildirilir.

Callivo Yapay Zeka Yazılım ve Bilişim Hizmetleri Limited Şirketi, müşteri işletmenin belgelenmiş talimatları doğrultusunda ve hizmetin sunulması için gerekli ölçüde veri işleyen olarak hareket eder.

Müşteri işletmeye özgü bilgiler Callivo panelinde aşağıdaki şekilde tanımlanır:

• Veri sorumlusu işletmenin unvanı: Müşteri işletmenin Callivo hesabında kayıtlı ticaret unvanı
• Adres: Müşteri işletmenin kayıtlı merkez veya başvuru adresi
• E-posta ve telefon: Müşteri işletmenin KVKK başvuruları için belirlediği iletişim kanalları
• Aydınlatma metni: Müşteri işletmenin ilgili kişilere sunduğu KVKK aydınlatma metni

İşlenen kişisel veriler

Kullanılan telefon, WhatsApp ve yapay zekâ özelliklerine bağlı olarak aşağıdaki kişisel veriler işlenebilir:

• Arayan veya aranan telefon numarası,
• WhatsApp telefon numarası, profil adı ve hesap tanımlayıcıları,
• Çağrı zamanı, görüşme süresi, bağlantı ve çağrı durumu bilgileri,
• Telefon görüşmesinin gerçek zamanlı olarak işlenen ses içeriği,
• Açık rıza veya başka bir geçerli hukuki şart bulunması hâlinde ses kaydı,
• Görüşme transkripti, görüşme özeti ve yapay zekâ tarafından oluşturulan yanıtlar,
• WhatsApp üzerinden gönderilen ve alınan mesajlar,
• Sesli mesajlar, görseller, belgeler ve diğer medya içerikleri,
• Randevu, rezervasyon, talep, sipariş ve müşteri ilişkileri bilgileri,
• Yetkilendirilen CRM ve diğer entegrasyonlara aktarılan işlem bilgileri,
• Hizmet güvenliği ve teknik sorunların incelenmesi için gerekli teknik kayıtlar.

Telefon görüşmesinin gerçek zamanlı işlenmesi, görüşmenin metne dönüştürülmesi, transkript veya özetin saklanması ve ses kaydının oluşturulması birbirinden ayrı veri işleme faaliyetleridir.

Kullanılmayan veya müşteri işletme tarafından etkinleştirilmeyen özelliklere ilişkin kişisel veriler işlenmez.

İşleme amaçları ve hukuki sebepler

Kişisel veriler, kullanılan hizmetin kapsamına bağlı olarak aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• Telefon aramasının veya WhatsApp mesajının yanıtlanması,
• Yapay zekâ asistanının müşteri talebini anlayarak uygun yanıt üretmesi,
• Bilgi, destek ve müşteri hizmetlerinin sunulması,
• Randevu veya rezervasyon oluşturulması ve yönetilmesi,
• Sipariş, satış ve müşteri taleplerinin yürütülmesi,
• Görüşmenin gerektiğinde müşteri işletmenin yetkili çalışanına aktarılması,
• CRM ve müşteri takip kayıtlarının oluşturulması veya güncellenmesi,
• Müşteri işletme tarafından yetkilendirilen iş akışlarının gerçekleştirilmesi,
• Hizmet kalitesinin değerlendirilmesi,
• Güvenliğin sağlanması ve teknik sorunların incelenmesi.

Uygulanacak hukuki sebep, ilgili kişi ile müşteri işletme arasındaki ilişkiye ve gerçekleştirilen işleme göre müşteri işletme tarafından belirlenir. İşleme faaliyeti, somut duruma göre KVKK’nın 5’inci maddesinde düzenlenen sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülük, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, meşru menfaat ya da açık rıza hukuki sebeplerinden uygun olanına dayanabilir.

Callivo hizmetinin kullanılması, müşteri işletmenin bütün kişisel verileri işlemesi, görüşmeleri kaydetmesi veya pazarlama amacıyla kullanması için kendiliğinden hukuki sebep oluşturmaz.

Ses kaydı, transkript ve görüşme özeti

Müşteri işletme Dashboard üzerindeki “Görüşme Kaydı” özelliğini etkinleştirmişse ve ses kaydı açık rızaya dayanıyorsa, kayıt başlamadan önce ilgili kişiye gerekli aydınlatma yapılır ve ayrı olumlu onayı alınır.

Açık rıza verilmesi hâlinde telefon görüşmesinin:

• Ses kaydı,
• Konuşma transkripti,
• Yapay zekâ asistanının verdiği yanıtlar,
• Görüşme özeti,
• İlgili çağrı işlem bilgileri

kaydedilebilir ve müşteri işletmenin yetkili kullanıcılarının erişimine sunulabilir.

Açık rıza verilmemesi veya müşteri işletme tarafından “Görüşme Kaydı” özelliğinin kapatılması hâlinde ses kaydı oluşturulmaz. Konuşma, yalnızca yapay zekâ asistanının gerçek zamanlı yanıt üretebilmesi amacıyla anlık olarak işlenir.

Ses kaydı olmadan transkript veya görüşme özeti saklanacaksa, bu durum ilgili kişiye kayıt başlamadan önce ayrıca açıklanır. Transkript veya görüşme özeti için gerekli hukuki sebep müşteri işletme tarafından belirlenir.

Saklama süreleri

Müşteri işletme adına oluşturulan ses kayıtları, transkriptler, görüşme özetleri ve ilgili çağrı işlem bilgileri, görüşme tarihinden itibaren en fazla bir yıl süreyle Callivo platformunda saklanır. Müşteri işletme, kendi işleme amacı ve mevzuat yükümlülükleri doğrultusunda daha kısa bir saklama süresi belirleyebilir.

Saklama süresi sona erdiğinde veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Müşteri işletmenin daha erken silme talimatı vermesi hâlinde, başka bir hukuki saklama sebebi bulunmuyorsa ilgili veriler süre beklenmeden silinir veya yok edilir.

Kayıt özelliği kapalıysa, gerçek zamanlı STT/TTS işlemesi için kullanılan geçici ses verisi teknik işlemin tamamlanmasının ardından kalıcı olarak saklanmaz.

Açık rızanın geri alınması hâlinde açık rızaya dayalı yeni kayıt oluşturulmaz. Daha önce oluşturulan kayıtlar, başka bir geçerli hukuki saklama sebebi bulunmuyorsa silinir veya yok edilir.

Callivo tarafından platform güvenliği, yetkisiz erişimin önlenmesi, hizmet hatalarının incelenmesi ve destek süreçlerinin yürütülmesi amacıyla tutulan sınırlı teknik kayıtlar, görüşme içeriklerinden ayrı değerlendirilir. Callivo’nun bu kapsamdaki kendi veri işleme faaliyetleri Callivo KVKK Aydınlatma Metni’nde açıklanır.

Hizmet sağlayıcıları ve veri aktarımları

Kullanılan hizmet yapılandırmasına bağlı olarak kişisel veriler aşağıdaki hizmet sağlayıcıları tarafından işlenebilir:

• NetGSM Bilgi Teknolojileri A.Ş.: Telefon numarası, ses iletimi, çağrı zamanı, görüşme süresi ve çağrı durum bilgileri; telefon görüşmesinin kurulması ve yönlendirilmesi amacıyla Türkiye’de işlenir.
• OpenRouter, Inc. ve kullanılan model sağlayıcıları: Görüşme transkriptleri, istemler, görüşme bağlamı ve yapay zekâ çıktıları; yapay zekâ modeline yönlendirme, analiz ve yanıt üretimi amacıyla işlenebilir. İşleme OpenRouter bakımından ABD’de, kullanılan model sağlayıcısına göre AB, ABD veya diğer ülkelerde gerçekleşebilir.
• Google Cloud/Vertex AI: Kullanılan yapılandırmaya göre görüşme sesi veya transkripti, istemler, görüşme bağlamı ve yapay zekâ çıktıları; konuşmanın metne dönüştürülmesi, analiz edilmesi ve yanıt üretilmesi amacıyla işlenebilir.
• OpenAI: Kullanılan yapılandırmaya göre transkriptler, mesaj içerikleri, istemler, görüşme bağlamı ve model çıktıları; yapay zekâ ile analiz, yanıt üretimi ve otomasyon amacıyla işlenebilir.
• Meta Platforms: WhatsApp telefon numarası, WhatsApp kimliği, profil bilgileri, mesaj ve medya içerikleri, mesaj zamanı ve teslimat bilgileri; WhatsApp Business mesajlarının alınması, iletilmesi ve durumunun takip edilmesi amacıyla işlenebilir.
• Supabase: Hesap, müşteri, kullanıcı, mesaj, görüşme, transkript, görüşme özeti ve çağrı bilgileri; veri tabanı, kimlik doğrulama, depolama ve yetkili kullanıcı erişiminin sağlanması amacıyla seçilen Avrupa Birliği bölgesinde işlenebilir.
• Hetzner Online GmbH: Uygulama, sunucu, müşteri, görüşme, teknik kayıt ve yedekleme verileri; sunucu barındırma ve teknik altyapı hizmetlerinin sağlanması amacıyla Almanya veya kullanılan veri merkezine göre Avrupa Birliği içinde işlenebilir.

Her aktarım, kullanılan hizmetin sunulması için gerekli olan kişisel verilerle sınırlıdır. Bir sağlayıcının ilgili müşteri işletme için kullanılmaması hâlinde o sağlayıcıya veri aktarılmaz.

Yurt dışına düzenli kişisel veri aktarımı, KVKK’nın 9’uncu maddesinde öngörülen aktarım şartlarından biri ve uygulanabilir güvence mekanizması sağlanmadan gerçekleştirilmez. Henüz tamamlanmamış bir standart sözleşme veya bildirim yapılmış gibi gösterilmez.

Açık rızanın verilmemesi veya geri alınması

Ses kaydının açık rızaya dayanması hâlinde, kayıt başlamadan önce ilgili kişinin ayrı ve olumlu onayı alınır.

“Kaydedilmek istemiyorum” veya aynı anlama gelen bir beyanda bulunulması hâlinde gerekçe talep edilmez. Açık rızaya dayalı ses kaydı başlatılmaz veya başlamışsa durdurulur.

Kayıtsız görüşmenin sürdürülmesi teknik olarak mümkün değilse görüşme kayıtlı olarak devam ettirilmez. Müşteri işletme, ilgili kişiye insan temsilci, e-posta, form veya başka bir uygun iletişim kanalı sunar.

Açık rızanın geri alınması, geri alma işleminden önce gerçekleştirilen veri işlemenin hukuki değerlendirmesini değiştirmez. Başka bir hukuki sebebe dayanılarak saklanması zorunlu olan kayıtların kapsamı ve saklama gerekçesi ilgili kişiye açıklanır.

İlgili kişinin hakları ve başvuru

Kişisel verilerinize ilişkin taleplerinizi öncelikle veri sorumlusu olan ve telefon veya WhatsApp üzerinden iletişim kurduğunuz müşteri işletmeye yöneltebilirsiniz.

Talebin Callivo’ya iletilmesi hâlinde Callivo, ilgili müşteri işletmeyle gerekli koordinasyonu sağlar ve veri işleyen olarak müşteri işletmenin hukuka uygun talimatları doğrultusunda işlem yapar.

Callivo’nun kendi veri sorumlusu olduğu sınırlı teknik işlemlere ilişkin talepler support@callivo.ai adresine iletilebilir. KVKK kapsamındaki haklarınız ve başvuru yöntemleri, ilgili müşteri işletmenin aydınlatma metninde ve Callivo’nun kendi veri işleme faaliyetleri bakımından Callivo KVKK Aydınlatma Metni’nde açıklanır.